Una de las prácticas esenciales dentro del sistema Kanban es la reunión diaria, conocida como “Daily”, reunión que proporciona una forma de mantener a todos los miembros del equipo alineados y enfocados en los objetivos comunes.
El método Kanban es una metodología de gestión visual que se ha vuelto cada vez más popular en la gestión de proyectos debido a la eficacia en la optimización de procesos y la mejora de la comunicación entre equipos. En este artículo, conocerás cómo realizar una reunión Kanban Daily, sus beneficios y también te doy unos consejos clave para su uso.
Beneficios de una reunión Kanban Daily
Antes de conocer los detalles sobre cómo realizar una reunión de este estilo, es importante conocer por qué esta práctica puede ser buena para tu empresa:
¿Cómo llevarla a cabo?
1. Establece un horario fijo. La reunión debe llevarse a cabo a la misma hora y lugar todos los días para crear un hábito y asegurarse de que todos los miembros del equipo puedan asistir.
2. Preparación. Antes de la reunión, cada miembro debe revisar el tablero Kanban y sus propias tareas para comprender lo que se está haciendo y lo que queda por hacer.
3. Inicio puntual. Comienza la reunión a tiempo. La duración ideal suele ser de 15 a 30 minutos para mantenerla ágil y enfocada.
4. Actualizaciones breves. Cada miembro debe compartir brevemente su progreso desde la última reunión, incluyendo lo que ha completado y cualquier problema o bloqueo que pudieran haber enfrentado.
5. Discusión de problemas. Si se identifican problemas o bloqueos, el equipo debe trabajar juntos para encontrar soluciones. Esto puede requerir asignar recursos adicionales o cambiar prioridades.
6. Establece metas diarias. Al finalizar la reunión Kanban Daily, todos deben comprender claramente las tareas prioritarias para el día, esto se puede hacer definiendo las “tareas del día” en el tablero Kanban.
7. Registro de notas. Es importante llevar un registro de las notas de la reunión, incluyendo problemas discutidos y soluciones propuestas, esto ayuda a realizar un seguimiento y asegurarse de que se aborden los problemas.
Ahora que conoces los beneficios de una reunión Kanban Daily además de cómo realizarlas con tu equipo, tengo unos consejos adicionales que te ayudarán a garantizar que tu reunión diaria sea efectiva:
Mantén la reunión concisa. Evita desviarte con temas irrelevantes y asegúrate de que la reunión no se prolongue innecesariamente.
Fomenta la participación activa. Anima a todos los miembros del equipo a hablar y compartir sus actualizaciones y preocupaciones.
Sé solucionador de problemas. Enfoca la reunión en la resolución de problemas, no en la culpa o la asignación de responsabilidades.
Actualiza el tablero Kanban después de la reunión. Asegúrate de que las tareas y los cambios estén en el tablero para mantenerlo actualizado.
Evalúa y ajusta. Constantemente revisa la efectividad de las reuniones y realiza ajustes según sea necesario para mejorar el proceso.
La reunión Kanban Daily es una herramienta valiosa para cualquier empresa que busque mejorar la comunicación, la alineación de objetivos y la resolución de problemas en su equipo.
Al seguir los pasos y consejos previamente vistos, puedes aprovechar al máximo esta práctica dentro del sistema Kanban y ver cómo beneficia a tu empresa al aumentar la eficiencia y la colaboración en tu equipo. Contáctanos, y conoce cómo puedes aplicarlo en tu empresa.
