Al momento de comenzar un proyecto, surgen muchas dudas e incertidumbre, para algunos, empezar es complicado porque existe un debate interno sobre lo que realmente cobra valor y es importante. Pero recuerda la siguiente frase, priorizo… luego existo. De esta manera será menos complicado comenzar, mientras más lo pongas en práctica, mejor será tu ejecución.
Paso a paso
En la industria del desarrollo tecnológico, donde el tiempo es una unidad de medida, a todos nos es fundamental entender que, los proyectos se desarrollan con agilidad y con entregas que aporten valor. Conocer qué pasos deberás dar para priorizar, te hará más sentido para llegar a la meta, irás mejorando a cada paso y tendrás un avance firme y consolidado. Pero, ¿cómo iniciamos este proceso? Puede sonar más simple de lo que parece, pero como dijimos anteriormente, entre más lo ejecutes, podrás perfeccionar tu propio proceso e ir adaptando acciones más, acciones menos que te lleven a la agilidad total.
Cuando tomas medidas para priorizar tu trabajo debes ser proactivo y no reactivo. Así, en definitiva, aumentas tu productividad, cumples con los vencimientos y gestionas mejor el tiempo en tu trabajo. Mira los consejos que te presentamos a continuación para desarrollar un proceso que te ayude a priorizar tus tareas en el trabajo:
Lista de tareas:
Sí, la vieja y confiable lista de tareas es de gran utilidad para comenzar a diferenciar lo importante de lo urgente, esta lista te dará un panorama general de lo que se debe entregar, si no tienes este mapa visible no encontrarás la mejor ruta. Asegúrate de dividir las tareas más grandes en subtareas para no sentirte abrumado.
Consejo de Scrum Master:
Utiliza un tablero donde puedas ver dichas tareas, existen múltiples herramientas que se adaptan a tus necesidades, todo Scrum Master, trabaja con Asana, Trello o Jira. Pero puedes empezar con post-its o un pizarrón. Igual te compartimos unos ejemplos de tableros que te pueden ayudar.
El Método Priorizo… luego existo:
Así como los grandes actores, en sus inicios, adoptaron “El Método” para apegarse a una manera de hacer las cosas, tú puedes adaptar este método para comenzar a construir el propio.
1.- No lo dejes para mañana:
Entre más tiempo tardes en empezar, menos tiempo tendrás para terminar, Las tareas más importantes aportan a un fin superior, Los OKR’s u (objetivos y resultados clave) deberán estar en los primeros lugares de tu lista. Una vez que hayas hecho lo más urgente del día, podrás enfocarte en lo más importante, recuerda que la idea es que vayas dejando de hacer cosas urgentes poco a poco, para en medida de lo posible hacer siempre lo más importante.
2.- Matriz de decisiones:
Este planteamiento te ayudará a decidir lo importante de lo urgente, que deberás planificar (lo que importa no es urgente). Que puede delegar (lo que no es importante, pero sí urgente) lo que puedes descartar (o sea, lo que ni es importante ni es urgente). Una matriz que puede ser útil como ejemplo es la matriz de Eisenhower. Como general condecorado durante la Segunda Guerra Mundial y después presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower era partidario de tomar decisiones importantes con rapidez, entonces se le ocurrió este método que le fue muy útil.
3.- A, B, C, D, E…
Este método, muy al estilo de back to basics, nos permite listar las tareas con un valor de importancia, te ocupas en las tareas de acuerdo a su calificación. Esto te dará un panorama de tareas y definirlas en tiempo y esfuerzo. Es fundamental enfocarte en las tareas A y B, estas tareas son las que más valor le aportaran al proyecto y en medida de lo posible elimina D y E, estás podrás delegarlas o quitarlas. Si este método lo conjugas bien con el método 1 estarás mucho más enfocado en lo importante.
4.- Fragmentación:
El objetivo es lograr la mayor concentración de las tareas en breves periodos de tiempo efectivos de trabajo. La idea es convertir estos pequeños fragmentos en bloques temporales ininterrumpidos y focalizados durante tu día. Desconecta las distracciones, ponte en modo no disponible, utiliza herramientas de no molestar para que logres una concentración plena y efectiva. Puedes aplicar reglas como, días específicos para revisión y entrega, Esto lo puedes ejecutar con la correcta implementación de un sprint planning exitoso.
Ya que conoces “El Método Priorizo… luego existo”, es momento de ponerlo en práctica, toma en cuenta que deberás adaptarlo a tus necesidades, e ir ajustándolo hasta crear tu propia metodología y pases de ser un pequeño saltamontes a un Scrum Master Modo Jedi.
Comunica:
Por último, pero no menos importante, comunica tu avance al resto de tu equipo, así se cumplen uno de los puntos del manifiesto agile, “Se transparente”, al brindarles las actualizaciones de manera proactiva sobre tu progreso, se evitarán bloqueos o demoras en la entrega de objetivos, y reducirás la cantidad de solicitudes y nuevos requerimientos. Ser proactivo en lugar de reactivo, hará tu trabajo más productivo y eficiente.
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